Approuvé par le CA de l’association et la municipalité de St Denis lès Bourg en accord avec leur convention de gestion
Article 1 : Cadre
La gestion des salles, définies dans l’annexe 1, est confiée par la commune de St Denis lès Bourg à l’Association Pôle Socio-Culturel (PSC).Article 2 : Affectation des locaux
Trois types d’affectation de locaux sont proposés:
- Permanente (locaux affectés à une seule association en convention avec la mairie). Lors de la mise à disposition de locaux permanents aux associations, un état des lieux et un inventaire du mobilier sont dressés, contradictoirement, entre l’utilisateur et le PSC ; un exemplaire est remis à chacune des parties.
- Partagée (locaux partagés conjointement par plusieurs associations suivant un planning géré par le PSC).
- Occasionnelle (mises à disposition de locaux suivant un planning géré par le PSC).
Dans les locaux qui leur sont affectés, les associations ne peuvent, en aucun cas, exercer des activités ou organiser des réunions ayant un but étranger à leur objet.
Article 4 : Ouverture des locaux
Le PSC est ouvert aux heures et jours affichés à l’entrée des locaux. Le personnel du PSC a la charge de l’ouverture, de la fermeture et de l’évacuation des personnes non autorisées.
En dehors de ces horaires, l’ouverture et la fermeture des portes se font sous la responsabilité des associations.
En cas de besoin, le PSC peut autoriser les usagers à utiliser les salles de réunions en dehors des jours et heures d’ouverture. Dans ce cas, les utilisateurs engagent leur responsabilité quant à la fermeture et l’usage des locaux.
En fonction des besoins des utilisateurs et des nécessités du service, les horaires pourront être modifiés par le PSC.
Article 5 : Affichage
Des panneaux d’affichage sont prévus dans les parties communes.
Il est interdit d’apposer en ces lieux ou sur les parties vitrées, sauf accord préalable du PSC, des affiches, écriteaux, papillons, mentions à la craie ou à la peinture, etc…
Les panneaux d’affichage et les présentoirs sont réservés aux informations gérées par le PSC. Les intéressés transmettent leurs documents au personnel d’accueil qui est chargé de l’affichage.
Le PSC pourra retirer tout document présentant un caractère discriminatoire, diffamatoire, sectaire ou non conforme à la législation en vigueur.
Article 6 : Mobilier des associations
Article 7 : Responsabilité
Ni la commune, ni le PSC n’assument la responsabilité de la conservation des meubles appartenant aux associations, de leurs archives et autres objets déposés par eux, soit dans leurs placards ou ceux appartenant au PSC.
Article 8 : Dégradation
Les associations sont responsables des dégradations qu’elles causent à l’immeuble lui-même ou au mobilier se trouvant dans les locaux qu’elles occupent pour leurs activités.
Toute réparation consécutive à ces dégâts provoqués par les utilisateurs s’effectuera aux frais de l’association responsable ; la facture de réparation pourra être majorée pour des frais généraux.
Article 9 : Propreté
Les utilisateurs sont priés d’observer les règles d’hygiène et de propreté d’usage. Ils informent le PSC en cas de réunions à caractère festif, vins d’honneur, collation sur place…. Ils doivent également vider les poubelles mises à leur disposition en respectant le tri sélectif et utiliser les containers de récupérations mis à disposition par la collectivité.
Article 10 : Etat des lieux
L’état des lieux est réputé fait lors de la prise des clefs par l’utilisateur. Il lui appartient donc de signaler immédiatement au PSC, et avant utilisation, toutes anomalies ou dégradations constatées. La salle, le mobilier, extincteurs et équipements divers sont livrés en bon état, de propreté notamment, et devront être rendus de même. Tous les frais, heures de ménage, d’enlèvement d’ordures et d’entretien, effectuées par le personnel du PSC pour leur remise en état après utilisation, seront facturés à l’utilisateur.
Article 11 : Sécurité
Les utilisateurs sont priés d’observer les règles et consignes de sécurité en vigueur.
Article 12 : Vie commune
Les utilisateurs prennent soin des locaux qui leur sont attribués. Ils sont tenus de ne pas y effectuer de changement, dans la forme et les décors extérieurs ou de modification dans l’agencement intérieur des lieux occupés, sauf accord du PSC.
Les utilisateurs doivent rendre les locaux, meubles, dans l’état de propreté où ils les ont reçus.
Ils doivent également laisser les représentants de la commune ou du PSC visiter les lieux, si nécessaire.
Article 13 : Référence statutaire
Le PSC se réserve le droit de refuser l’accès à ses locaux à toute association dont l’activité est contraire aux statuts du pôle socio-culturel.
Article 14 : Demande de local
Les associations désirant obtenir un bureau à usage de secrétariat et/ou de siège, au PSC, doivent adresser une demande sur papier libre, à laquelle seront joints un exemplaire de leurs statuts et la déclaration au Journal officiel, une attestation d’assurance et la liste de leurs administrateurs (nom, profession et adresse).
Toute modification de l’objet des statuts et de la composition du CA doit être immédiatement signifiée au PSC.
Article 15 : Assurance
Les associations utilisatrices des locaux ont à leur charge les frais d’assurance (responsabilité civile, risques locatifs…) qu’elles doivent justifier auprès du PSC.
Article 16 : Mise à disposition de locaux et services
Les consommations de téléphone, fax, Internet, photocopie sont refacturées aux utilisateurs.
Toute annulation d’une réservation de salle devra être confirmée rapidement par écrit, fax ou courriel. Des pénalités peuvent être appliquées pour réservation abusive.
Article 17 : Retrait
Toute association ayant cessé ses activités ou ne pouvant justifier de la nécessité d’un bureau pour les poursuivre, devra mettre fin à sa mise à disposition de locaux.
Le PSC se réserve le droit d’en prendre l’initiative pour éviter que des bureaux soient réservés sans réels besoins.
Article 18 : Boîte aux lettres
Les associations qui en font la demande peuvent disposer d’une boîte aux lettres au PSC.
Le PSC n’assure pas à ses frais la réexpédition de la correspondance adressée aux associations et n’est pas responsable du suivi et de la gestion du courrier.
La distribution de documents dans les boîtes aux lettres des associations est soumise à l’accord du PSC et effectuée par ses soins.
Article 19 : Règles complémentaires
Dans chaque salle sont affichées les informations nécessaires à son fonctionnement, notamment la disposition du mobilier et l’usage des équipements mis à disposition.
L’utilisateur s’engage à respecter, scrupuleusement, l’intégralité de ces conditions et consignes.
Certains locaux font l’objet d’un règlement spécifique (salle multimédia, office, bar, ….). Des pénalités peuvent être appliquées pour le non respect de ces règles.
Article 20 : Ascenseur
L’ascenseur est réservé à l’usage des personnes à mobilité réduite. Il peut cependant être utilisé occasionnellement par d’autres avec l’accord du PSC. Dans tous les cas, les enfants mineurs ne sont pas autorisés à l’utiliser sans la présence d’un adulte responsable.
Article 21 : Sanctions
Les utilisateurs doivent se conformer au règlement en vigueur.
Après un rappel puis une mise en demeure restée sans suite, le PSC se réserve le droit de retirer la mise à disposition des locaux à ceux qui enfreindraient ce règlement. La commune en sera informée.Les associations utilisatrices de locaux gérés par le PSC sont obligatoirement adhérentes à l’association. Trois types d’affectation de locaux sont proposés:La gestion des salles, définies dans l’annexe 1, est confiée par la commune de St Denis lès Bourg à l’Association Pôle Socio-Culturel (PSC).
à l’usage des Associations
